Bersama Microsoft, PGN Lakukan Transformasi Internal untuk Bantu Jaga Pasokan Energi Dalam Negeri

Menjadi bagian dari Holding Migas Pertamina yang menjalankan peran sebagai Subholding Gas, PT Perusahaan Gas Negara Tbk (PGN) selama 56 tahun terakhir telah memiliki tugas utama untuk mengelola dan mendistribusikan gas bumi ke seluruh pelosok Indonesia. Hal ini agar dapat menjaga pasokan energi kehidupan. Selama itu pula, 3.288 karyawan PGN dan seluruh afiliasinya yang tersebar di Indonesia terus berupaya meningkatkan efektivitas komunikasi internal mereka. Tujuannya agar kegiatan operasional dapat berjalan lancar. Kini, dengan adanya teknologi berbasis cloud, PGN berhasil mentransformasi sistem komunikasi internal perusahaan. Sekaligus meningkatkan efektivitas komunikasi internal hingga dua kali lipat. Seiring dengan peningkatkan tersebut, biaya operasional juga berhasil ditekan sampai dengan 12%.

“Komunikasi internal merupakan salah satu aspek pertama dan terutama yang terus ditingkatkan efektivitasnya oleh organisasi. Sebab, komunikasi internal menjadi salah satu kunci PGN untuk berkolaborasi, demi terus menjawab kebutuhan pelanggan. Terlebih bagi organisasi seperti PGN yang area jangkauannya tesebar di seluruh Indonesia, kualitas komunikasi internal penting ditingkatkan. Tujuannya supaya dapat menghindari miskomunikasi yang bisa berdampak besar terhadap layanan kepada pelanggan maupun masyarakat umum di Indonesia,” ujar Rachmat Hutama, Corporate Secretary PGN.

Untuk memaksimalkan komunikasi antar divisi dan area kerja, sejak 2017 PGN menggunakan platform komunikasi terintegrasi Microsoft Teams. Melalui teknologi ini, PGN melakukan panggilan telepon/video, mengirimkan pesan teks, berbagi dokumen, menyimpan file, dan melakukan kerja kolaborasi hanya dalam satu platform tersebut.

Irwan Santoso, Group Head Information and Communication Technology PGN mengatakan, “Salah satu fitur utama Microsoft Teams yang paling terasa manfaatnya adalah Teams Phone System, di mana panggilan telepon dengan nomor resmi kantor bisa dilakukan langsung melalui laptop, desktop, tablet, atau mobile phone, tanpa perlu ada perangkat atau kabel tambahan. Dari sisi proses, hal ini meningkatkan efektivitas karena kita tidak perlu lagi memasukkan kode telepon atau tersambung ke operator untuk dapat menghubungi kolega yang kita tuju. Sebaliknya, kita cukup memasukkan nama kolega yang ingin kita hubungi di Teams. Dari sana, panggilan dapat langsung dilakukan, terlepas dari manapun areanya.”

“Pada saat bersamaan, operational cost berkurang signifikan karena kami tidak perlu mengeluarkan investasi platform atau maintenance tambahan. Selain itu, pembayaran telepon juga dapat dilakukan sesuai dengan penggunaan bulanan. Sehingga menghindari terjadinya ‘nomor tidur’ atau pembayaran tagihan telepon atas nomor-nomor yang tidak lagi aktif,“ Irwan melanjutkan.

Efektivitas dan efisiensi ini semakin dirasakan di tengah pandemi, di mana sebagian besar kegiatan pekerjaan berlangsung dari rumah, sehingga perangkat yang digunakan cukup perangkat kerja harian. Selama pandemi, karyawan PGN sendiri semakin terbiasa memaksimalkan kemampuan teknologi yang dibekali kepada mereka. Hasilnya, user adoption rate atas solusi teknologi yang perusahaan sediakan meningkat sekitar 67% selama 1,5 tahun terakhir.

Norman Yoshua, Public Sector Director Microsoft Indonesia mengatakan, “PGN berhasil memperlihatkan bagaimana teknologi bukanlah sumber cost, melainkan investasi jangka panjang. Investasi yang dapat meningkatkan efisiensi cost perusahaan. Setelah mendampingi PGN dalam perjalanan transformasi digital mereka selama lima tahun terakhir, kami melihat bahwa salah satu kunci untuk memungkinkan transformasi digital ini terjadi adalah kolaborasi antar bagian perusahaan. Mulai dari arahan yang tepat dari pemimpin, keahlian teknis tim IT, dan kemauan seluruh karyawan untuk mencoba hal baru. Semoga perjalanan PGN mampu menginspirasi perusahaan lain untuk bertransformasi. Agar bersama-sama kita dapat meningkatkan resiliency perusahaan di tengah pandemi dan berkontribusi terhadap Indonesia.”

Transformasi Digita

Dari sisi PGN, transformasi digital memang telah menjadi salah satu strategi utama perusahaan. Terutama untuk terus bertahan dan berkembang di era berbasis cloud saat ini. “Teknologi kini bukan lagi hanya sebagai pendukung perusahaan, melainkan sebagai enabler optimisasi proses bisnis. Dengan memanfaatkan teknologi yang tepat dan memaksimalkan penggunaannya, kita akan dapat mendukung perkembangan bisnis,” ujar Irwan.

Ke depannya, PGN akan terus mengeksplor lebih banyak solusi teknologi terintegrasi yang dapat meningkatkan sistem kerja perusahaan. Salah satunya terkait data analytics dan AI yang dapat membantu PGN dalam mengelola pasokan gas, meningkatkan engagement dengan pelanggan, serta memaksimalkan efektivitas proses bisnis.